Расходы на ГСМ: учет и автоматизация. Требования для списания и хранения гсм Списание расходов на бензин

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

• Распоряжение Минтранса № АМ-23-р .
• Распоряжение Минтранса № НА-90-р .
• Распоряжение Минтранса № .

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

• При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
• При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

• Применением документов, разработанных производителем транспорта.
• Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

1. Создание комиссии.
2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Разрешено ли списать ГСМ полностью без нормирования?	Разрешено. Никаких особых требований налоговое и бухгалтерское законодательство не выдвигает. Но если нормы не применяются, то в налоговой инспекции вы должны будете объяснить объем отраженного в отчетах топлива. Также рекомендуем учитывать ГСМ одинаково при обоих типах учета: либо использовать нормирование там и там, либо не использовать
Как нормировать топливо?	При УСН есть 3 варианта: Использовать документацию Минтранса. Использовать информацию изготовителя транспортного средства. Собственные нормы, подтвержденные актами ответственной комиссии
Можно ли пересмотреть нормирование топлива в течение года?	Разрешено, если будет причина для этого. К примеру, расход ГСМ новым авто превышает первоначальные лимиты. Основание для пересмотра нормы необходимо зафиксировать в приказе, изданном главой организации
Возможно ли применение различных норм расходования ГСМ на зимний и летний периоды?	Законодательно запретов нет. Приказом главы компании утверждаются периоды, которые делятся на зимний и летний, фиксируются нормы расходования для каждого периода
Разрешено ли удерживать превышение нормы из зарплаты водителя?	При доказательстве вины водителя – да. Для этого создается комиссия, согласно

Даже если компания не использует путевые листы, это не означает, что она не сможет списать топливо. При определенных нормах учета списать бензин удастся. Однако, принять к учету затраты на ГСМ в целях налогообложения уже не получится, так как для этого путевой лист будет необходим. В статье рассмотрим как списать бензин без путевого листа.

Списание ГСМ

Как составить акт на списание ГСМ

При составлении акта на списание ГСМ следует ориентироваться на требования к составлению подобных документов. К примеру в этом документе должны быть указаны следующие реквизиты:

• наименование компании или ФИО ИП;
• дата составления документа;
• члены комиссии (указываются их ФИО и должности);
• сведения о водителе (ФИО);
• наименование механизма, его инвентарный и госномер;
• вид выполненных работ;
• расход ГСМ (указывается нормированный расход, а также фактический).

Подписывают документ ответственные лица, а также члены комиссии, также указывается расшифровка их подписей. Помимо этого в акте следует указать те документы, которые были рассмотрены комиссией и на основании которых происходит списание ГСМ. Обычно для подтверждения расхода топлива пользуются путевым листом, но это не всегда так.

Как списать бензин без путевого листа

Если путевого листа нет, то компании достаточно сложно будет убедить налоговиков в том, что эксплуатация транспортного средства является производственной необходимостью. Однако, это не означает, что списать ГСМ компании не удастся. Если компанией автотранспорт используется, но путевые листы не ведутся, то принять к налоговому учету затраты на топливо она не сможет. Но, что касается бухгалтерского учета, то ту все происходит в общем порядке. В этом случае заносить стоимость ГСМ в Книгу учета не нужно. Но следует помнить, что данная практика всегда ведет к увеличению налогооблагаемой базы.

Важно! Если компания не ведет путевые листы или электронную систему контроля расхода топлива, то принять к учеты затраты на него для целей налогообложения не получится. А это приведет к постоянному увеличению налогооблагаемой базы.

Для того, чтобы компания смогла вносить расходы на ГСМ в налогооблагаемую базу (если путевые листы в компании не используются), то потребуется установить в транспортных средствах системы электронного контроля. Тогда все те же функции, что накладываются на путевые листы на себя примет система, данные которой должны будут заверяться ответственным лицом.

Приняв решение о применении систем электронного контроля в ТС, руководитель должен будет издать соответствующий приказ. Приказ издается той датой, с которой начинается использование данной системе на практике.

Важно! Даже если компания использует электронную систему контроля в ТС, это не означает, что у водителя не должно быть путевого листа. Законодательством предусмотрены такие случаи, при которых наличие путевого листа является обязательным.

Законодательная база

При списании ГСМ, следует руководствоваться нормами следующих нормативных документов:

1. Распоряжение Минтранса РФ №АМ-23-р, которым введены рекомендации по нормированиям расходов ГСМ.
2. Приказ Минфина РФ №162н, которым был утвержден план счетов учета в бюджетных организациях, а также указываются пояснения по применению плана.
3. , которая свидетельствует о том, что расходы на ГСМ компании вправе учитывать при налогообложении, если они являются производственной необходимостью и подтверждены документально.
4. , согласно которой расходы на ГСМ могут быть учтены при расчете налога на прибыль.
5. Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , согласно которому определяются документы, необходимые для списания ГСМ.
6. Иные нормативные акты

Какой документ подтверждает списание бензина

Важно! Основным подтверждением того, что топливо расходуется по целевому назначению является сведения из электронной системы контроля, а также путевые листы. Они должны содержать информацию, согласно которой будет понятно количество израсходованного топлива, а также его назначение.

Вычет по НДС

Указанных выше подтверждающих документов обычно бывает достаточно для того, чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, но не в случае вычета по НДС.

Для того, чтобы НДС можно было включить в расходы при расчете налога на прибыль, потребуется оформленный счет-фактура. Если компания закупку ГСМ производит в розницу, то получить счет-фактуру будет достаточно проблематичным. Оптимальным вариантом будет заключение специального договора с АЗС на приобретение топлива. Если данный договор будет заключен, то АЗС обязана будет регулярно предоставлять счета-фактуры.

Как списать топливо путевым листом

Как уже отмечалось выше, списание ГСМ производится специальным актом. При его составлении необходимо указать, какие именно путевые листы рассматривала комиссия. В этих документах не должен быть зафиксирован именно расход топлива, путевой лист содержит данные спидометра транспортного средства. Имея такую информацию, а также нормы расхода определенным ТС топлива, можно будет рассчитать расход бензина.

Если в путевых листах указываются сведения по выданному и израсходованному топливу, то обращаться к нормам Минтранса компании не придется. Расходы в этом случае будут намного проще, поэтому самостоятельно разрабатывая бланк путевого листа, это следует учесть.

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

• топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
• масла и смазки;
• различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

• H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
• S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
• D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

• учёт по лимитам;
• компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

• 20 «Основное производство»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

Большинство фирм используют в своей работе транспортные средства. А они, как известно, требуют постоянных «бензиновых вложений». Как правильно организовать учет топлива, вы узнаете из статьи.

Покупаем за наличные

Как правило, за бензин водитель расплачивается наличными. На заправке ему, как физическому лицу, выдают кассовый чек, который он относит в бухгалтерию.

Получив документ, бухгалтер должен оприходовать поступившее горючее. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухучету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н, ГСМ – это материал. Получается, что по правилам ведения бухучета счетовод должен оприходовать его на одноименном счете 10 «Материалы». Но, как известно, для этого действия необходим первичный документ. Правила его оформления прописаны в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Кассовый чек не полностью соответствует стандартам первички. Например, в нем нет подписей. Но, как считает, Минфин, это не проблема. По мнению чиновников, кассовый чек выполняет другое условие, предъявляемое к составлению первичных документов. А именно составляется в момент совершения операции (п. 4 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). Поэтому кассовый чек является первичным учетным документом (см. письмо от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2). На основании чеков водитель должен составить авансовый отчет. Далее встает вопрос о списании.

Путевые листы

Для списания бензина нужно заполнить путевой лист. Его форма утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Она содержит реквизиты о маршруте автомобиля, пройденном расстоянии и расходе топлива. Отметим, что в комментариях Госкомстата к составлению этого документа написано: путевой лист «является первичным документом по учету работы… транспорта и основанием для начисления заработной платы водителям». Как видите, о ГСМ статисты даже не упомянули.

Поэтому на многих фирмах к заполнению путевых листов относятся формально. В них отражают лишь самую общую информацию: марку машины, фамилию водителя и объем израсходованного бензина. При этом забывают указать пройденный километраж, показания спидометра и прочую совершенно бесполезную, на взгляд бухгалтера, информацию. Это и дает налоговикам вполне законное основание исключить из состава расходов затраты на топливо.

Чиновники аргументируют свою позицию так: первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). А, как мы уже говорили, для путевых листов форму определил Госкомстат. Переубедить налоговиков в этом вопросе нельзя. И чтобы бухгалтер при проверке не успел внести исправления, контролеры обычно изымают эти документы.

В принципе заполнять путевые листы по всем правилам несложно. Они отличаются в зависимости вида автомобиля. Например, для легковушек предусмотрена форма № 3, а для грузовых – форма № 4–С и № 4–П. Все формы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что путевой лист можно составлять не на каждую поездку, а хотя бы раз в месяц. К такому же мнению пришли и судьи (например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Нормы расходов

Многие налоговики при проверке обоснованности топливных расходов возьмут на вооружение нормы, утвержденные Минтрансом 29 апреля 2003 г. (руководящий документ Р3112194-0366-03). Обнаружив «лишние» затраты, контролеры могут исключить их из расходов и доначислить налог на прибыль. Однако у бухгалтера достаточно оснований поспорить по этому вопросу с проверяющими. Во-первых, Налоговый кодекс не дает право Минтрансу утверждать лимиты расходов ГСМ для расчета налогов. Минтрансовский документ носит лишь рекомендательный характер. Он не прошел регистрацию в Минюсте. Поэтому на него «нельзя ссылаться при разрешении споров» (п. 10 Указа Президента от 23 мая 1996 г. № 763). А во-вторых, в самом налоговом законодательстве нет ни слова о том, что затраты на топливо нормируются. В нем лишь сказано, что это материальные расходы (ст. 254 НК).

Арбитражные суды также встают на сторону фирм. Например, постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 10 июня 2002 г. № Ф09-1180/02-АК. Все фактические расходы на ГСМ фирма отнесла на себестоимость продукции. Решив, что такие затраты нужно учитывать в пределах норм (старые нормы Минтранса от 1997 года), налоговики доначислили налог на прибыль и соответствующие пени. Однако судьи признали претензии чиновников неправомерными. Служители Фемиды указали, что все расходы организации на ГСМ связаны с производственной деятельностью. Иного (непроизводственного) характера расходов налоговики не доказали.

Чтобы избежать проблем с налоговиками, фирма может узаконить собственные нормы. Главное – чтобы они были экономически оправданы. К такому мнению постепенно приходят и налоговики (например, письмо УМНС по г. Москве от 5 февраля 2003 г. № 26-12/7430).

Что делать с НДС?

Как мы уже говорили, АЗС должна выдать водителю кассовый чек. А вот счет-фактуру она предоставлять вовсе не обязана. Кроме того, НДС в чеке продавец может не выделять (п. 6 ст. 168 НК). Возникает странная ситуация. С одной стороны продавец топлива свои обязанности перед фирмой выполнил, выдав кассовый чек. С другой – покупатель не имеет права на вычет НДС по этому документу, поскольку наличие счета-фактуры обязательно (ст. 172 НК).

Официальных разъяснений налоговиков по этой проблеме пока нет. Скорее всего, если фирма решится на вычет, свою правоту ей придется доказывать в суде. Однако арбитры все чаще поддерживают организации (например, постановление ФАС Уральского округа от 8 июля 2003 г. № Ф09-1961/03-АК). В данном деле судьи сослались на пункт 7 статьи 168 Налогового кодекса. В нем сказано, что вместо счета-фактуры продавцам розничной торговли достаточно выдать чек по установленной форме.

В случае, если у бухгалтера фирмы отсутствует дух авантюризма, то сумму чека нужно отнести на расходы. Избежать подобных проблем можно с помощью безналичных расчетов.

Расчеты по безналу

Когда фирма постоянно сталкивается с топливными расходами, то можно перейти на расчеты по безналу. Для этого предусмотрены топливные талоны или карты.

Для получения топливных талонов фирма заключает договор поставки ГСМ со специализированной фирмой. Талоны бывают двух видов: на определенную сумму или «литровыми». Во втором случае на них пишут количество и марку топлива, которое будет отпущено по одному талону.

Приобретенные талоны нужно учитывать как денежные документы на субсчете 50-3 «Денежные документы». Их выдача водителям должна отражаться в книге учета движения денежных документов. Желательно, чтобы она была прошнурована, пронумерована и скреплена печатью организации. Для подтверждения фирма-покупатель и нефтебаза могут ежемесячно составлять акт приемки-передачи топлива. В нем указывают наименование, количество и стоимость отпущенных нефтепродуктов. На основании акта фирма-продавец выписывает счет-фактуру.

Пример

ООО «Попутчик» заключило с ЗАО «Топливо» договор на заправку своих автомашин. По договору ООО заплатило 118 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.) за 10 000 л бензина по 11,8 рублей за литр. Оплата произведена 9 августа 2004 года. ЗАО «Топливо» выдало 500 талонов на 20 л бензина каждый. В этот же день водителям «Попутчика» было передано 200 талонов на сумму 47 200 руб. (11,8 руб. х 20 л х 200 талонов).

По окончании месяца 31 августа 2004 года составлен акт приемки-передачи топлива. Согласно акту, ООО получило 3000 л бензина на сумму 35 400 руб. (11,8 руб. х 3000 л), в том числе НДС – 5400 руб.

Указанные операции бухгалтер «Попутчика» отразил так:

Дебет 60 субсчет «Авансы выданные» Кредит 51

– 118 000 руб. – перечислен аванс за бензин;

Дебет 50-3 Кредит 60

– 118 000 руб. – получены талоны на бензин;

Дебет 71 Кредит 50-3

– 47 200 руб. – выданы талоны водителям;

Дебет 10 Кредит 71

– 30 000 руб. (35 400 – 5400) – оприходован бензин, залитый в баки автомашин;

Дебет 19 Кредит 71

– 5400 руб. – учтена сумма НДС со стоимости бензина, залитого в баки автомашин;

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Авансы выданные»

– 35 400 руб. – зачтена часть аванса, уплаченного поставщику бензина;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

– 5400 руб. – принят к вычету НДС по оприходованному и оплаченному бензину;

Дебет 20 Кредит 10

– 30 000 руб. – списан на затраты израсходованный бензин.

Схема работы по топливным картам аналогичная. Приобретая карту, фирма перечисляет поставщику бензина аванс. Дальше водитель расплачивается по ней на АЗС. Однако сегодня такой способ не столь распространен, как хотелось бы. Специальные устройства для приема карт есть только на крупных АЗС.

Отметим, что если вы выбрали безналичный способ оплаты топлива, то лучше количество и цену приобретаемых нефтепродуктов указывать не в самом договоре, а в приложениях к нему или в дополнительных соглашениях. Это связано с частым изменением цен.

А.С. Поляков, аудитор АГ «РАДА»

Когда встает вопрос о том, как вести учет ГСМ в 2017 году, как списать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли, нужно разобраться, на какие нормы ориентироваться. Разберемся, как списать ГСМ по путевым листам, по факту, а не по нормам, без путевого листа, по топливным картам, а также покажем правильные проводки и документы.

Для каких компаний обязательны нормы расхода топлива Минтранса

Обращаем внимание, что в 2017 году нормы Минтранса обязательны для автотранспортных компаний (Распоряжение Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р), поэтому все остальные организации могут производить списание ГСМ по факту, а не по нормам.

Напоминаем также, что Налоговый кодекс не содержит предписания нормировать расходы на ГСМ при налогообложении прибыли. Кстати, финансисты не так давно пришли к такому же выводу.

В своем письме чиновники отметили, что при компенсации сотруднику расходов на ГСМ за использование личного транспорта, компания не обязана применять указанные нормы (письмо Минфина России от 19.08.16 № 03-03-06/1/48789).

См. подробнее Нормы списания ГСМ в 2017 году в РФ>>>

На практике налоговики снимут расходы на бензин, если вы не сможете их обосновать. Например, когда списываете топливо сверх норм, которые сами же установили. Способы, чтобы обосновать повышенный расход топлива в статье "

Cписание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях: специальные нормативы

Если сотрудник использовал свой легковой автомобиль, компенсировать его расходы на ГСМ нужно в соответствии с нормативами, прописанными в Постановлении Правительства РФ от 08.02.02 № 92 (ред. от 09.02.2004). Напоминаем, что для этого необходимо письменное согласие работника на использование его авто в служебных целях (письмо Минфина России от 20.04.15 № 03-04-06/22274).

Условие о компенсации можно включить в трудовой контракт, трудовое законодательство это допускает (ст. 188 ТК РФ). При соблюдении указанных условий компания вправе учесть эти затраты в расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В случае списания ГСМ и компенсации расходов сотруднику предлагаем ознакомиться с нормами, образец таблицы ниже:

Порядок списания ГСМ по путевым листам в 2017 году

Налоговый кодекс требует, чтобы расходы соответствовали определенным критериям, это экономическая целесообразность и документальное подтверждение (ст. 252 НК РФ). Предлагаем разобраться, как списать ГСМ по путевым листам на примере.

Составлять путевой лист нужно только в том случае, если автомобиль не оборудован электронной системой контроля пробега. Причем, оформить его можно на срок до 1 месяца. Если такая система в автомобиле есть, то списать ГСМ можно без путевого листа. Напоминаем, что если автомобиль используется в течение месяца несколькими водителями, путевой лист нужно оформить на каждого.

Для учета ГСМ по путевым листам в 2017 году подойдет унифицированная форма, но можно выписать и свой документ, главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты (письмо Минфина РФ от 25.08.09 № 03-03-06/2/161).

Списание ГСМ по путевым листам: налоговый учет

Итак, для списания ГСМ по путевым листам (пример) понадобится сам путевой лист, а также бухгалтерская справка. Путевой лист подтверждает «пробег» автомобиля, а бухгалтерская справка - расходование ГСМ. Приобретение ГСМ подтверждается чеками ККТ с АЗС и авансовыми отчетами водителя.

Поскольку в налоговом учете, как мы уже сказали, топливные расходы не нормируются, то стоимость всего количества ГСМ, израсходованного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

А вот отразить НДС сложнее. Для этого необходим счет-фактура от АЗС, если его нет, то включить НДС в вычеты не получится, чека ККТ в этом случае недостаточно. Но если счет-фактура имеется, то НДС надо включить в вычет при отражении стоимости приобретенных ГСМ по дебету счета 10 «Материалы».

Списание ГСМ по путевым листам: бухгалтерский учет

В 2017 году для списания и учёта ГСМ в бухгалтерии необходимы соответствующие проводки и те же первичные документы, подтверждающие пробег и количество приобретенных ГСМ для налогового учета.

Рассмотрим подробнее, какими проводками отразить учет ГСМ в бухгалтерском учете:

Проводка	Операции по учету ГСМ за наличные
ДЕБЕТ 71 - КРЕДИТ 50	Выданы водителю деньги под отчет на приобретение ГСМ
ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 71	Оприходованы ГСМ после представления водителем авансового отчета
ДЕБЕТ 19 - КРЕДИТ 71	Отражен НДС по ГСМ
ДЕБЕТ 68 - КРЕДИТ 19	НДС по ГСМ принят к вычету
ДЕБЕТ 20 (26, 44) - КРЕДИТ 10	Включена в затраты стоимость ГСМ

Обращаем внимание, что списание затрат на ГСМ в расходы производится на конец каждого месяца (п. п. 16, 18 ПБУ 10/99). При наличии электронной системы учета пробега машины, вместо путевых листов нужно использовать распечатанные отчеты этой системы. Отчеты подписывает водитель.

Как списать ГСМ, полученные по топливным картам в 2017 году

Налоговый учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ, приобретенным за наличные. А вот в бухгалтерском учете проводки другие, поскольку появляется организация – эмитент топливных карт, на счет которой компания перечисляет деньги.

Проводка	Операции по учету ГСМ с помощью топливных карт
ДЕБЕТ 60-аванс - КРЕДИТ 51	Деньги, перечисленные в счет ГСМ, отпускаемых по карте, отражены в качестве выданного аванса
ДЕБЕТ 68 - КРЕДИТ 60-аванс	Принят к вычету авансовый НДС после получения авансового счета-фактуры
ДЕБЕТ 10 - КРЕДИТ 60	Приняты к учету ГСМ, отпущенные по картам, на основании отчета компании - эмитента карт
ДЕБЕТ 19 - КРЕДИТ 60	Отражен НДС по ГСМ
ДЕБЕТ 68 - КРЕДИТ 19	Принят к вычету НДС по ГСМ
ДЕБЕТ 60-аванс - КРЕДИТ 68	Восстановлен НДС, принятый к вычету с аванса
ДЕБЕТ 60 - КРЕДИТ 60-аванс	Деньги, перечисленные в счет ГСМ, отпускаемых по карте, зачтены в счет оплаты ГСМ
ДЕБЕТ 20 (26, 44) - КРЕДИТ 10	Стоимость топлива учтена в расходах

Кроме этого, вам могут потребоваться дополнительные проводки, если изготовление топливных карт оплачивалось отдельно. Затраты на изготовление топливных карт можно списать в расходы при получении карты (п. 5 ПБУ 10/99).

Саму карту лучше учитывать на забалансовом счете, например, на счете 014. Стоимость карты, в этом случае, можно принять за условную величину, например, 50 рублей за штуку. А вот какие проводки нужно сделать при покупке топливной карты.